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Geschäftsordnung

Geschäftsordnung des Vorstands von Flash-Radio e.V.

Stand: 23.03.2021

 

Präambel

Nachfolgende Geschäftsordnung regelt die Arbeits- und Verfahrensweise des Vorstands gemäß § 10 Nr. 9 der Satzung des Vereins „Flash-Radio e.V.“.

 

§ 1 Geschäftsordnung (Erlass/ Änderung)

Die Geschäftsordnung kann jederzeit durch den Vorstand geändert, ergänzt oder aufgehoben werden.

 

§ 2 Zusammensetzung des Vorstands:

 

1. Der aktuelle Vorstand des Vereins setzt sich zusammen aus:

Geschäftsführenden Vorstand:

- Vorsitzender:

Andreas Pohlmann, geboren am 01.12.1977, selbständiger Service-Dienstleister

Erweiterten Vorstand:

- Kassenwartin / 2. Vorsitzende:

Annette Gärtner, geboren am 11.09.1964, Kauffrau im Gesundheitswesen

- Beisitzer:

Martin Drope, geboren am 25.04.1968, Verwaltungsspezialist beim Mieterverein

 

Dieser Vorstand wurde in der Jahreshauptversammlung des Vereins am 18.02.2021 gewählt.

 

2. Wenn Vorstandswahlen anstehen, legt der Vorstand nach Rücksprache mit den Mitgliedern intern fest, wie viele Vorstandsmitglieder benötigt und/oder gewählt werden sollen und verteilt für die Wahlen entsprechende Stimmenzahlen. Die gewählten Kandidaten mit den meisten Stimmen werden dann vom Wahlleiter so lange zur Wahlannahme befragt, bis der Vorstand voll besetzt ist. Sind zur Wahl weniger gewählte Kandidaten vorhanden oder nach Auszählung der Stimmen zur Ausübung des Vorstandsamtes bereit, ist der Vorstand auch mit weniger Mitgliedern vollständig, so lange die Untergrenze gem. § 8 Abs. 2 der Vereinssatzung nicht unterschritten wird.

 

3. Weitere Vereinsmitglieder mit entsprechenden Fähigkeiten können den Vorstand unterstützen.

 

4. Sobald es im Verein mindestens ein minderjähriges Mitglied gem. § 3 Abs. 2 der Vereinssatzung gibt, wählt der Vorstand zeitnah aus geeigneten Bewerbern der aktiven Vereinsmitglieder einen Jugendschutzbeauftragten aus. Diese Person wird dadurch nicht zum Mitglied des erweiterten Vorstands, wird aber auf der Homepage öffentlich genannt und arbeitet im Bereich der Jugendarbeit direkt mit den Vorstand zusammen. § 5 Abs. 2 der Geschäftsordnung gilt entsprechend.

 

§ 3 Sitzungen des Vorstands

 

1. Vorstandssitzungen finden regelmäßig einmal pro Quartal und im Normalfall online - in einem nur dem Vorstand zugänglichen virtuellen Bereich bei Teamspeak oder in einem vergleichbaren „Besprechungsraum“ - statt, sofern dies vereinsrechtlich zulässig ist. In begründeten Ausnahmefällen können auf schriftlichen Antrag der Mehrheit der Vorstandsmitglieder weitere Sitzungen einberufen werden. Voraussetzung ist, dass der Antrag die im Rahmen der Vorstandssitzung zu besprechenden Angelegenheiten konkret benennt. Zudem sind die Gründe darzulegen, warum ein Abwarten bis zur nächsten ordentlichen Sitzung nicht möglich ist.

 

2. Der Vorstandsvorsitzende legt die Termine für die ordentlichen Vorstandssitzungen unter Berücksichtigung einer möglichst großen Zahl von Vorstandsmitgliedern fest, die bei der Sitzung anwesend sein können. Wenn die Termine festgelegt sind, werden die Vorstandsmitglieder mindestens eine Woche vorher darüber informiert und zu den Vorstandssitzungen schriftlich, also per Post oder Mail, eingeladen.In dringenden Fällen sind auch sehr kurzfristig Vorstandssitzungen möglich.

 

3. Weitere Vereinsmitglieder können gem. § 5 Abs. 2 dieser Geschäftsordnung ganz oder teilweise an Vorstandssitzungen teilnehmen. Dies entscheidet der Vorstand individuell.

 

§ 4 Tagesordnung

 

1.Die Tagesordnung wird von dem 1. Vorsitzenden in Zusammenarbeit mit dem 2. Vorsitzenden aufgestellt.

 

2.Die Tagesordnung hat alle Anträge der Vorstandmitglieder zu enthalten, die bis drei Tage vor der Sitzung bei dem 1. Vorsitzenden eingegangen sind.

 

3.Die Tagesordnung ist den Vorstandsmitgliedern spätestens 1 Tag vor dem Sitzungstermin schriftlich mitzuteilen.

 

§ 5 Vertraulichkeit/ Öffentlichkeit

 

1.Die Sitzungen des Vorstandes sind nicht öffentlich.

 

2.Der Vorstand kann mit einfacher Mehrheit über die Zulassung weiterer Personen zur Sitzung entscheiden.

 

3.Die im Rahmen der Vorstandssitzung beratenen "Gegenstände", sind vertraulich zu behandeln; dies gilt sowohl gegenüber fremden „Dritten“ als auch gegenüber anderen Vereinsmitgliedern, sofern diese nicht auch im Vorstand sind.

 

4.Sofern Dinge vom Vorstand beschlossen werden, die über den reinen Verwaltungsbereich hinausgehen und für alle Vereinsmitglieder relevant sind, informiert der Vorstandsvorsitzende oder sein Vertreter die Vereinsmitglieder schriftlich darüber (auf der Vereins- Homepage oder per Mail).

 

§ 6 Sitzungsleitung

Die Sitzungen des Vorstands werden von dem 1. Vorsitzenden geleitet. Sollte der 1. Vorsitzende verhindert sein, so obliegt die Sitzungsleitung dem 2. Vorsitzenden. Andernfalls wird von den anwesenden Vorstandsmitgliedern ein Leiter der aktuellen Sitzung bestimmt.

 

§ 7 Beschlussfähigkeit

 

1.Der Vorstand ist beschlussfähig, wenn mindestens die Mehrheit der Vorstandsmitglieder anwesend ist.

 

2.Die Beschlussfähigkeit ist zu Beginn der Sitzung von dem Sitzungsleiter festzustellen.

 

§ 8 Beratungsgegenstand

 

1.Gegenstand der Beratung und der Beschlussfassung sind nur die in der Tagesordnung festgelegten Beratungs- und zu beschließenden Tagesordnungspunkte.

 

2.In dringenden Fällen können weitere Tagesordnungspunkte zugelassen werden. Voraussetzung dafür ist die einfache Mehrheit der im Sitzungstermin anwesenden Vorstandsmitglieder.

 

§ 9 Abstimmung

 

1.Zur Abstimmung sind nur die in den Vorstandssitzungen anwesenden Mitglieder des Vorstandes berechtigt. Eine Stimmrechtsübertragung ist ausgeschlossen.

 

2.Abstimmungen erfolgen in der durch den Sitzungsleiter bestimmten Form (im Normalfall durch offene mündliche Abstimmung oder alternativ z.B. durch eine geheime Doodle-Abstimmung).

 

3.Der Vorstand entscheidet über Anträge mit einfacher Mehrheit. Im Falle der Stimmengleichheit wird die Abstimmung nach nochmaliger Beratung wiederholt. Sollte im Wiederholungsfall eine erneute Stimmengleichheit festgestellt werden, so gilt der Antrag als abgelehnt.

 

§ 10 Niederschrift bzw. Aufzeichnung

 

1.Der Ablauf einer jeden Vorstandssitzung ist durch den Protokollführer oder einen anderen Beauftragten schriftlich oder in Form einer Audio-Aufzeichnung festzuhalten.

 

2.Das gefertigte Sitzungsprotokoll bzw. die Audio-Aufzeichnung ist dem Versammlungsleiter zur Prüfung und Freigabe vorzulegen.

 

3.Jedem Vorstandsmitglied ist zeitnah eine Abschrift des Sitzungsprotokolls zu übermitteln bzw. der Zugang zur Audio-Aufzeichnung der Vorstandssitzung zu gewähren.

 

4.Gegen den Inhalt des Protokolls kann jedes Vorstandsmitglied innerhalb einer zweiwöchigen Frist nach „Auslieferung“ (gemäß Absatz 3) schriftlich Einwendungen erheben. Über Einwendungen wird in der nächsten Vorstandssitzung  entschieden. Sollte bis zum Ablauf der Frist keine Einwendungen erhoben werden, so gilt das Sitzungsprotokoll als genehmigt.

 

§ 11 Inkrafttreten

Die vorliegende Geschäftsordnung wurde in der Vorstandssitzung am 23.03.2021 beschlossen und ist mit Beschlussfassung in Kraft getreten.

 

 

Andreas Pohlmann

(Geschäftsführender Vorstand / 1. Vorsitzender)

 

Annette Gärtner

(Erweiterter Vorstand / Kassenwartin / 2. Vorsitzende)

 

Martin Drope

(Erweiterter Vorstand)

 

 


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